Wat betekent de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor audiovisuele archieven? Dit was het hoofdthema van de voorjaarsbijeenkomst van de AVA_Net experts.
De AVA_Net expertgroep is op donderdag 4 april 2019 te gast in het Utrechts Archief. Na een ochtendsessie van de leden van het Nationaal overleg Regionale Audiovisuele Archieven (NORAA) druppelen de andere experts tijdens de gezamenlijke lunch binnen. Er wordt druk bijgepraat en dan gaat het het eerste deel van de middagsessie van start met de workshop ‘Juridische en ethische check beeldmateriaal’.
AVG in de praktijk
Een aantal collectiebeheerders van regionale AV-archieven kijken hier reikhalzend naar uit. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is nog zo nieuw dat niemand precies weet hoe je deze moet interpreteren. Her en der worden privacy officers aangenomen, maar om tot een goede bewustwording en praktijk te komen zijn dit soort workshops zinvol.
Corné Suijs is privacy officer bij Beeld & Geluid. Aan de hand van een aantal filmfragmenten legt hij uit hoe Beeld & Geluid met de AVG omgaat. Door de vele vragen die de toehoorders op hem afvuren moet hij al snel de structuur van zijn presentatie loslaten.
Volgens Corné is de tekst van de AVG nogal strikt. De verordening is echter in eerste instantie gericht op de grote tech-bedrijven. Anders dan in Amerika, wordt de verantwoordelijkheid voor privacy hier in Europa vooral bij deze bedrijven gelegd.
De maatregelen die je als archief kunt nemen, moeten passen bij de draagkracht van je organisatie. Je moet altijd kunnen aantonen dat je bezig bent met de AVG, met maatregelen die de privacy van burgers voldoende beschermen. Zonder dat je daarmee het recht op informatie in gevaar brengt. Dat is misschien wel de belangrijkste boodschap van deze workshop: weeg niet alleen de privacy van de betrokkenen, maar kijk ook naar het grotere geheel en daarmee naar het recht op informatie voor het algemeen belang.
Moreel kompas
Als je als archief een verwijderingsverzoek krijgt en uit onderzoek blijkt dat dit terecht is, dan hoef je niet per sé het hele fragment te verwijderen. De beelden mogen gearchiveerd worden voor het algemeen belang. Het zou onredelijk zijn en afbreuk doen aan een AV-archief als betrokkenen het recht zouden hebben het archief en zijn taak te ondermijnen door volledige verwijdering te verlangen. Wel moet het archief passende maatregelen nemen om het privacyrecht van de betrokkenen te waarborgen. Dat kan bijvoorbeeld door de privacy-gevoelige metadata te verwijderen.
Er volgt een mooie discussie. Met vraagtekens bij het recht om vergeten te worden, de rol van de verwerker van informatie en de maatregelen die je al dan niet kunt nemen om privacy-gevoelig beeld te bewerken. En de vraag: wanneer weegt het privacybelang van de betrokkene zwaarder dan het algemeen belang van het archief? Privacygevoelig materiaal sluit vaak aan op zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’ die in beginsel niet verwerkt mogen worden, tenzij er zich een uitzonderingsgrond voordoet. Corné roept op om bij deze weging vooral je moreel kompas te volgen en je onderbuikgevoel als ervaren collectiebeheerder. Hiermee eindigt een zeer informatieve sessie, met dank aan de voortrekkersrol van Beeld & Geluid op dit vlak.
Wat verder de revue passeert
Saskia Arentsen opent het tweede deel van de middag: de bespreking van de resultaten van een enquête onder AVA_Net experts over de werking van het expert netwerk systeem. De resultaten zijn positief, maar toch zijn er nog verbeterpunten als het gaat om samenwerking, de samenstelling van de expertgroep en de zichtbaarheid van de leden. De experts denken hier in groepen over na en komen met ideeën. Zo is er nieuwsgierigheid naar AV-archieven van grote bedrijven en wordt er verwezen naar de vernieuwing van de Kennisbank, die binnenkort online zal staan. Ook wordt er opgemerkt dat er weinig gebruik wordt gemaakt van KIA, het forum waarop vragen gesteld kunnen worden. En er is de oproep om eens vaker bij een expert op bezoek te gaan als er specifieke vragen zijn.
Verder geeft de groep veel input voor het AVA_Net symposium in juni. Organisatoren Saskia Arentsen en Jasper Snoeren nemen deze opmerkingen van harte mee. Het is trouwens Jaspers laatste sessie binnen dit gremium. Hij krijgt een nieuwe baan binnen Beeld & Geluid en neemt afscheid. Jasper wordt hartelijk bedankt voor zijn vele werk voor de expertgroep van AVA_Net. Hij zal gemist worden. Saskia neemt zijn taken bij AVA_Net over.
Als afsluiting van de middag geeft Lloyd Davies, zoals altijd enthousiast vertellend, een rondleiding door de tentoonstelling “Utrecht Spoorstad” van het Utrechts Archief.
